Juridisch · Bijlage bij de algemene voorwaarden

Verwerkers­overeenkomst

Laatst gewijzigd op 20 oktober 2026.

Deze verwerkersovereenkomst is een bijlage bij de algemene voorwaarden van Talentpull en maakt daar deel van uit. Er staat in hoe wij omgaan met de persoonsgegevens die wij voor jou verwerken, vooral die van je sollicitanten, zoals artikel 28 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) dat vraagt.

1. Wie wij zijn, en wie wat is

Talentpull is de handelsnaam van HIREON MARKETING FZ, gevestigd in Dubai Digital Park, Building A1, Dubai Silicon Oasis, Dubai, Verenigde Arabische Emiraten. In deze overeenkomst zijn wij de verwerker. Jij, de klant met een abonnement op Talentpull, bent de verwerkingsverantwoordelijke: jij bepaalt waarvoor de gegevens van je sollicitanten worden gebruikt en hoe lang ze blijven.

Werf je voor werkgevers en verwerk je de gegevens zelf in hun opdracht, dan zijn wij jouw subverwerker. Deze overeenkomst geldt dan net zo, en jij zorgt dat je ons mag inschakelen.

Voor de gegevens van jou en je gebruikers zelf, zoals je account, zijn wij zelf verantwoordelijk. Daarvoor geldt de privacyverklaring.

2. Onderwerp en duur

Wij verwerken de gegevens alleen om Talentpull aan je te leveren, zoals de algemene voorwaarden beschrijven. Deze overeenkomst loopt zolang je abonnement loopt, en daarna tot wij de gegevens hebben teruggegeven en verwijderd zoals in artikel 14 staat.

3. Wat wij met de gegevens doen

Wij verwerken de gegevens van je sollicitanten om ze voor jou:

• te ontvangen, via ons eigen sollicitatieformulier en via de Meta-formulieren (Instant Forms) van campagnes die je met Talentpull maakt;
• te bewaren, op onze server in Duitsland;
• aan jou en je gebruikers te tonen in Talentpull, zoals op het kandidatenbord;
• te mailen: bij een nieuwe sollicitatie sturen wij de gegevens die de sollicitant invulde (naam, telefoon, e-mail en antwoorden, geen cv) naar de werkgever of het bureau dat de vacature plaatste. Je kunt dat uitzetten;
• in jouw opdracht door te sturen naar Meta via de Conversions API, zoals de privacyverklaring onder Wat wij naar Meta sturen beschrijft: alleen als de sollicitant het vinkje aanzette, alleen naar de pixel die jij kiest, en niet als je de meting uitzet;
• te verwijderen, als jij dat doet of vraagt, of als de bewaartermijn voorbij is (artikel 13).

4. Welke gegevens, van wie

• Sollicitanten: naam, e-mailadres, telefoonnummer, de antwoorden op je vragen, een cv of ander bestand als de sollicitant dat meestuurt, de vacature en het moment van solliciteren, het vinkje waarmee de sollicitant akkoord ging, en de herkomst (via welke advertentie of link hij kwam). Het IP-adres en de browser, zolang een melding aan Meta nog verstuurd moet worden. En wat jij of je gebruikers toevoegen, zoals de fase van de sollicitatie en notities.
• Contactpersonen: de naam, functie, het telefoonnummer, het e-mailadres en de foto van een contactpersoon die je bij een vacature zet.

5. Alleen op jouw instructie

Wij verwerken de gegevens alleen op jouw schriftelijke instructie. Die instructie is deze overeenkomst, de algemene voorwaarden, en wat jij in Talentpull instelt en doet: bijvoorbeeld een campagne publiceren, een pixel kiezen, een bewaartermijn kiezen of een sollicitant verwijderen. Een instructie per e-mail aan info@talentpull.ai telt ook.

Verplicht de wet ons iets anders met de gegevens te doen, dan laten wij je dat vooraf weten, tenzij de wet dat verbiedt. Vinden wij dat een instructie in strijd is met de AVG, dan zeggen wij dat meteen.

Wij gebruiken de gegevens van je sollicitanten nooit voor onszelf of voor een ander bureau. Ze gaan nooit naar een AI-dienst en worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen.

6. Geheimhouding

Wij houden de gegevens geheim. Bij ons hebben alleen de mensen toegang die ze nodig hebben voor beheer en ondersteuning, en wij zorgen dat zij tot geheimhouding verplicht zijn. Niemand van ons kijkt in je omgeving zonder dat jij daarom vraagt, en elke keer dat wij meekijken, wordt vastgelegd.

7. Beveiliging

• Al het verkeer met de app en de formulieren loopt over een versleutelde verbinding (HTTPS).
• Elk bureau ziet alleen zijn eigen gegevens. Bureaus zien elkaars sollicitanten nooit.
• Wachtwoorden bewaren wij alleen als onomkeerbare hash. Je gebruikers kunnen tweestapsverificatie aanzetten. Wie bij ons in de beheeromgeving werkt of in je omgeving meekijkt, logt in met tweestapsverificatie.
• Toegangstokens van Meta, en het IP-adres en de browser voor een melding aan Meta, bewaren wij versleuteld.
• Er wordt elke dag een back-up gemaakt (artikel 13).
• De ontwikkel- en testomgevingen staan los van productie en krijgen alleen een geanonimiseerde kopie.

Wij passen deze maatregelen aan als de techniek of de risico's daarom vragen, en nooit zo dat de bescherming minder wordt.

8. Subverwerkers

Je geeft ons toestemming om de partijen hieronder in te schakelen. Wij zorgen dat elke subverwerker gebonden is aan afspraken die minstens dezelfde bescherming geven als deze overeenkomst, en wij blijven tegenover jou verantwoordelijk voor wat zij doen.

Meta ontvangt de gegevens ook op grond van jouw eigen afspraken met Meta (de Meta Business Tools-voorwaarden). Wat Meta er daarna zelf mee doet, valt onder die afspraken en onder het privacybeleid van Meta, niet onder deze overeenkomst.

Een nieuwe subverwerker, of een bestaande die iets anders gaat doen, melden wij je minstens 30 dagen vooraf per e-mail. Heb je bezwaar, laat het ons dan binnen die 30 dagen weten. Komen wij er samen niet uit, dan kun je opzeggen tegen de datum waarop de nieuwe subverwerker begint.

9. Hulp bij de rechten van sollicitanten

Je kunt sollicitanten zelf in Talentpull bekijken en verwijderen. Lukt iets niet zelf, dan helpen wij je om een verzoek van een sollicitant af te handelen, zoals inzage, verbetering of verwijdering.

Vraagt een sollicitant ons om zijn gegevens te verwijderen, dan sturen wij het verzoek binnen twee werkdagen aan je door en verwijderen wij zijn gegevens uit Talentpull, zoals de privacyverklaring belooft, tenzij jij ons laat weten dat je ze volgens de wet moet bewaren. Vraagt hij om geen meldingen meer naar Meta te sturen, dan gaan er geen nieuwe meer. Een ander verzoek van een sollicitant sturen wij ook binnen twee werkdagen aan je door.

Ook bij een melding aan de toezichthouder of een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) helpen wij je, met de informatie die wij hebben.

10. Datalekken

Ontdekken wij een datalek dat gegevens van jou of je sollicitanten raakt, dan melden wij dat zonder onnodige vertraging, en uiterlijk binnen 48 uur nadat wij het weten, per e-mail aan de eigenaar van je account. Wij vertellen wat er gebeurde, welke gegevens en hoeveel mensen het raakt, wat de gevolgen kunnen zijn en wat wij eraan doen. Wat wij op dat moment nog niet weten, sturen wij na zodra wij het weten.

Jij beslist of het lek gemeld moet worden bij de toezichthouder en aan je sollicitanten. De AVG geeft je voor de melding aan de toezichthouder 72 uur nadat je het weet. Wij helpen je daarbij.

11. Gegevens buiten de Europese Economische Ruimte

De server, de database en de back-ups staan in Duitsland. Buiten de Europese Economische Ruimte (EER) komen de gegevens alleen:

• bij de subverwerkers in de Verenigde Staten uit artikel 8, op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of het EU-VS Data Privacy Framework, zoals in hun eigen verwerkersovereenkomsten staat;
• doordat ons team vanuit de Verenigde Arabische Emiraten toegang heeft tot de app, voor beheer en ondersteuning. Voor dat land bestaat geen adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie.

Voor die toegang vanuit de Emiraten gelden tussen jou en ons de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914). Ze maken deel uit van deze overeenkomst: module 2 (van verwerkingsverantwoordelijke naar verwerker) als jij verwerkingsverantwoordelijke bent, en module 3 (van verwerker naar verwerker) als jij de gegevens in opdracht van een werkgever verwerkt. Jij bent daarin de gegevensexporteur en wij de gegevensimporteur. De bijlagen die de bepalingen vragen, staan in deze overeenkomst: de beschrijving van de verwerking in artikel 3 en 4, de beveiliging in artikel 7 en de subverwerkers in artikel 8.

Waar de bepalingen een keuze laten, geldt: bij clausule 9 de algemene toestemming, met de 30 dagen uit artikel 8; clausule 7 en de facultatieve tekst in clausule 11 gelden niet; op de bepalingen is het recht van het EU-land van toepassing waar jij gevestigd bent, en geschillen erover komen voor de rechter van dat land.

12. Controle

Wij geven je op verzoek alle informatie die nodig is om te laten zien dat wij ons aan deze overeenkomst houden. Is die informatie niet genoeg, dan werken wij mee aan een controle door jou of door een onafhankelijke controleur die jij aanwijst en die tot geheimhouding verplicht is. Het moment en de opzet spreken wij vooraf samen af.

13. Bewaartermijnen

• Sollicitanten: standaard 12 maanden na het laatste contact met de sollicitant. Je kunt per werkgever in Talentpull een kortere termijn kiezen, tot 1 dag. Staat een sollicitant in de fase Gesprek, dan loopt de termijn niet door. Wordt iemand aangenomen, dan is de termijn minstens 3 maanden, zodat je de gegevens kunt overzetten. Je kunt een sollicitant op elk moment zelf verwijderen.
• Het automatisch verwijderen staat nog niet aan. Talentpull houdt de termijn bij, maar verwijdert sollicitanten aan het einde ervan nog niet vanzelf. Tot dat zo is, verwijder je ze zelf in Talentpull, of verwijderen wij ze op jouw verzoek. Voordat het aangaat, laten wij je dat per e-mail weten.
• Sollicitaties die bij binnenkomst niet verwerkt konden worden verwijderen wij nooit automatisch. Ze blijven staan tot jij of wij ze hebben opgelost of verwijderd.
• IP-adres en browser voor de melding aan Meta: tot de melding is verstuurd; daarna wissen wij ze.
• Logboeken: hoogstens 12 maanden. Het maillogboek, met naar wie een mail ging en wanneer, bewaren wij 90 dagen. Van een verwijderde sollicitant blijft in het logboek van ingrepen alleen de voornaam en de eerste letter van de achternaam staan, hoogstens een jaar.
• Back-ups: er wordt elke dag een back-up gemaakt, die 28 dagen bewaard blijft. Wat is verwijderd, verdwijnt dus binnen 35 dagen ook uit de back-ups.
• Na het einde van je abonnement: 60 dagen, zodat je je kandidaten en hun bestanden kunt downloaden (artikel 14).

14. Einde van de overeenkomst

Eindigt je abonnement, dan bewaren wij je gegevens nog 60 dagen. In die tijd kun je na het inloggen je kandidaten en hun bestanden, zoals cv's, downloaden: de kandidaten als CSV-bestand en hun bestanden als ZIP-bestand, zoals artikel 6 van de algemene voorwaarden zegt. Zo geven wij ze aan je terug. Daarna verwijderen wij ze uit Talentpull, met de sollicitanten. Wat is verwijderd, verdwijnt binnen 35 dagen ook uit de back-ups.

Wil je dat wij alles eerder verwijderen, mail dan vanaf het e-mailadres van je account naar info@talentpull.ai. Wij verwijderen het dan binnen 30 dagen en bevestigen dat per e-mail.

15. Overige afspraken

Voor de aansprakelijkheid geldt artikel 12 van de algemene voorwaarden, en voor het toepasselijk recht artikel 14, behalve waar de standaardcontractbepalingen (artikel 11) iets anders voorschrijven. Spreken deze overeenkomst en de algemene voorwaarden elkaar tegen over persoonsgegevens, dan gaat deze overeenkomst voor.

Wij passen deze overeenkomst aan als Talentpull verandert of de wet dat vraagt, op dezelfde manier als de algemene voorwaarden (artikel 13): minstens 30 dagen vooraf per e-mail.